Jak przygotować katalog WooCommerce do wymagań GPSR: praktyczny audyt danych i kart produktów

Przygotowanie sklepu pod GPSR nie powinno polegać na dopisaniu jednego akapitu do regulaminu. Informacje wymagane przy sprzedaży na odległość dotyczą konkretnych produktów, dlatego muszą być powiązane z ofertą, którą klient ogląda przed zakupem. W WooCommerce oznacza to konieczność uporządkowania danych produktowych, sposobu ich importowania oraz miejsca prezentacji na stronie.

Rozporządzenie GPSR stosuje się od 13 grudnia 2024 roku. Właściciel sklepu powinien jednak rozpocząć nie od instalacji przypadkowej wtyczki, lecz od ustalenia swojej roli w łańcuchu dostaw i sprawdzenia, których pozycji w katalogu dotyczą wymagania.

1. Czym jest GPSR i których sprzedawców WooCommerce dotyczą obowiązki?

GPSR, czyli rozporządzenie UE 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, tworzy ogólne ramy bezpieczeństwa nieżywnościowych produktów konsumenckich oferowanych na rynku Unii Europejskiej. Obejmuje również sprzedaż internetową oraz inne formy sprzedaży na odległość.

Platforma sklepu nie ma znaczenia prawnego. Te same zasady mogą dotyczyć sklepu zbudowanego na WooCommerce, PrestaShop lub innym systemie. Istotne jest to, jakie produkty są oferowane, do kogo kierowana jest sprzedaż oraz jaką rolę pełni przedsiębiorca.

W zależności od modelu działalności właściciel sklepu może być:

• dystrybutorem, gdy odsprzedaje towary kupione od producenta lub dostawcy,
• importerem, gdy jako podmiot z UE wprowadza na rynek unijny produkt pochodzący z państwa trzeciego,
• producentem, również wtedy, gdy zleca wykonanie produktu i sprzedaje go pod własną nazwą lub marką,
• osobą odpowiedzialną w UE, jeżeli pełni tę funkcję dla produktu producenta spoza Unii.

GPSR nie obejmuje między innymi żywności, pasz, produktów leczniczych, środków ochrony roślin i antyków. Szczególną uwagę trzeba natomiast zwrócić na produkty używane, naprawione i odnowione, ponieważ nie są one automatycznie wyłączone. Produkty objęte odrębnymi przepisami sektorowymi również mogą podlegać części wymagań GPSR, zwłaszcza dotyczących sprzedaży na odległość.

2. Jak zidentyfikować produkty wymagające uzupełnienia informacji?

Audyt najlepiej rozpocząć od eksportu całego katalogu WooCommerce do pliku CSV. Arkusz powinien zawierać co najmniej identyfikator produktu, SKU, nazwę, kategorię, status publikacji, typ produktu, producenta, kraj siedziby producenta oraz informację o wariantach.

Następnie warto przypisać każdej pozycji jeden ze statusów:

• wymaga pełnego uzupełnienia danych,
• ma producenta z UE, ale brakuje danych kontaktowych,
• ma producenta spoza UE i wymaga wskazania osoby odpowiedzialnej,
• wymaga ostrzeżeń lub instrukcji bezpieczeństwa,
• wymaga dodatkowej analizy ze względu na przepisy sektorowe,
• pozostaje poza zakresem GPSR.

Nie należy ograniczać kontroli do nowych produktów. Oferta dostępna w sklepie po 13 grudnia 2024 roku powinna zostać sprawdzona pod kątem informacji prezentowanych online. Oddzielnej analizy wymaga kwestia fizycznego oznakowania konkretnych egzemplarzy wprowadzonych na rynek UE przed tą datą.

W pierwszej kolejności warto przeanalizować produkty dziecięce, urządzenia elektryczne, artykuły sportowe, meble, narzędzia, kosmetyki, produkty z bateriami oraz towary sprowadzane spoza UE. Nie oznacza to jednak, że pozostałe kategorie można pominąć bez weryfikacji.

3. Producent, importer i osoba odpowiedzialna na karcie produktu

Oferta internetowa powinna jasno prezentować nazwę producenta oraz jego adres pocztowy i elektroniczny. Adresem elektronicznym może być adres e-mail albo formularz umożliwiający bezpośredni kontakt. Sam numer telefonu lub adres zwykłej strony informacyjnej może nie spełniać tego celu.

Jeżeli producent nie ma siedziby w Unii Europejskiej, należy podać także nazwę oraz adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej w UE. Funkcję tę może pełnić między innymi importer, upoważniony przedstawiciel albo – w określonych okolicznościach – dostawca usług realizacji zamówień.

Importer nie zawsze musi być osobną pozycją wyświetlaną w internetowej ofercie na podstawie samego art. 19 GPSR. Jego dane należy jednak przechowywać w katalogu, ponieważ mogą wynikać z obowiązków importera, oznakowania produktu lub przepisów sektorowych. Jeżeli importer jest zarazem osobą odpowiedzialną, powinien być tak jednoznacznie opisany.

Praktyczny blok na karcie produktu może zawierać:

• nazwę i dane kontaktowe producenta,
• kraj siedziby producenta,
• dane osoby odpowiedzialnej w UE, gdy jest wymagana,
• dane importera, jeśli są właściwe dla danego produktu,
• typ, model, SKU, GTIN lub inny identyfikator,
• ostrzeżenia i odnośniki do instrukcji.

Nie należy utożsamiać producenta z marką. Jedna marka może obejmować towary pochodzące od różnych producentów, a producent może wytwarzać produkty sprzedawane pod wieloma markami.

4. Ostrzeżenia, instrukcje i informacje bezpieczeństwa

GPSR nie wymaga tworzenia sztucznego ostrzeżenia dla każdego produktu. Informacje bezpieczeństwa są potrzebne wtedy, gdy wynikają z właściwości produktu, oceny ryzyka, oznakowania, dokumentacji producenta lub odpowiednich przepisów unijnych.

W sklepie kierowanym do polskich konsumentów informacje powinny być zrozumiałe po polsku. Przy sprzedaży do innych państw konieczne jest przygotowanie odpowiednich wersji językowych zgodnie z wymaganiami rynków, na których produkt jest udostępniany.

Najważniejsze ostrzeżenia dobrze jest prezentować jako tekst HTML w widocznym bloku lub zakładce karty produktu. Plik PDF może zawierać pełną instrukcję, ale nie powinien być jedynym miejscem ukrycia podstawowych danych. Informacja umieszczona w ofercie powinna być czytelna także na urządzeniu mobilnym.

Warto stosować stały układ: zagrożenie, grupa użytkowników, ograniczenie zastosowania i zalecane działanie. Nie należy samodzielnie skracać instrukcji dostawcy w sposób zmieniający jej sens ani kopiować tych samych ostrzeżeń do całego katalogu bez oceny konkretnego produktu.

5. Jak uporządkować pola GPSR w WooCommerce?

Dane GPSR nie powinny trafiać przypadkowo do opisu, atrybutów i notatek. Najlepszym rozwiązaniem jest utworzenie ujednoliconego modelu danych obejmującego osobne pola dla producenta, osoby odpowiedzialnej, identyfikatorów, ostrzeżeń oraz dokumentów.

Dane powtarzalne, takie jak adres producenta, warto zapisywać jako jeden profil przypisywany do wielu produktów. Dzięki temu zmiana adresu nie wymaga edycji setek kart. Zwykłe globalne atrybuty WooCommerce dobrze nadają się do filtrowania według materiału, rozmiaru lub marki, ale nie są optymalnym miejscem na rozbudowane dane adresowe.

W większym sklepie sprawdzi się struktura oparta na:

• profilach producentów i osób odpowiedzialnych,
• polach własnych produktu przechowujących identyfikatory i ostrzeżenia,
• załącznikach w bibliotece mediów,
• dziedziczeniu danych z produktu nadrzędnego przez warianty,
• możliwości nadpisania informacji dla konkretnego wariantu.

Wbudowany importer WooCommerce pozwala aktualizować metadane przez kolumny z prefiksem meta:. Przy dużym katalogu umożliwia to kontrolowaną aktualizację danych w arkuszu, ale przed importem trzeba wykonać kopię bazy i próbę na środowisku testowym.

6. Wtyczki i rozwiązania dla produktów oraz wariantów

Najprostsze sklepy mogą wykorzystać pola własne WordPressa i przygotowany przez programistę szablon wyświetlania danych. Rozwiązanie jest elastyczne, ale wymaga obsługi walidacji, importu, tłumaczeń oraz zgodności z używanym motywem i edytorem produktów.

Alternatywą są dedykowane wtyczki GPSR albo rozbudowane pakiety dostosowujące WooCommerce do wymagań europejskich, takie jak Germanized for WooCommerce. Mogą one dodawać profile producentów, dane osoby odpowiedzialnej, dokumenty bezpieczeństwa, shortcode’y lub bloki przeznaczone do karty produktu.

Przy wyborze wtyczki należy sprawdzić:

• obsługę adresu pocztowego i elektronicznego,
• możliwość ponownego użycia profilu producenta,
• obsługę wariantów i dziedziczenia danych,
• import oraz eksport CSV,
• współpracę z WPML lub Polylang,
• zgodność z blokami WooCommerce i używanym page builderem,
• miejsce prezentacji informacji na urządzeniach mobilnych,
• regularne aktualizacje i możliwość eksportu danych po zmianie wtyczki.

Sama instalacja rozszerzenia nie potwierdza zgodności sklepu z prawem. Wtyczka może przechowywać i wyświetlać informacje, ale nie ustali, kto faktycznie jest producentem, czy ostrzeżenie jest poprawne ani czy wskazana osoba rzeczywiście pełni wymaganą funkcję.

7. Lista kontrolna przed publikacją zmian

Karta produktu

• Czy producent ma nazwę, adres pocztowy i elektroniczny?
• Czy dla producenta spoza UE podano osobę odpowiedzialną?
• Czy produkt można zidentyfikować na podstawie zdjęcia, typu, modelu i identyfikatora?
• Czy ostrzeżenia są czytelne i dostępne we właściwym języku?
• Czy pliki instrukcji otwierają się również na telefonie?
• Czy po wyborze wariantu pojawiają się właściwe dane?

Katalog, szybki zakup i koszyk

• Czy klient może dodać produkt do koszyka bez wejścia na jego stronę?
• Jeżeli tak, czy wymagane informacje są dostępne przy ofercie lub przed zakupem?
• Czy miniatury i nazwy pozwalają rozpoznać wybrany wariant?
• Czy wtyczki optymalizacyjne nie usuwają zakładki lub bloku bezpieczeństwa?

Regulamin i procesy wewnętrzne

• Czy regulamin nie jest traktowany jako zamiennik danych produktowych?
• Czy sklep ma procedurę aktualizowania ostrzeżeń i wycofywania produktu?
• Czy wiadomo, kto odpowiada za kontakt z dostawcą i obsługę zgłoszeń bezpieczeństwa?
• Czy przechowywane są wersje dokumentów oraz historia zmian?
• Czy kopia katalogu i dokumentacji jest dostępna niezależnie od wtyczki?

Dobrze wykonany audyt GPSR porządkuje nie tylko warstwę prawną sklepu. Ułatwia zarządzanie dostawcami, ogranicza błędy przy imporcie oraz poprawia jakość kart produktów. Najbezpieczniejszy model to połączenie zweryfikowanych danych źródłowych, spójnych pól WooCommerce i testów rzeczywistej ścieżki zakupowej. W przypadku produktów objętych dodatkowymi regulacjami sektorowymi sposób prezentacji informacji warto potwierdzić ze specjalistą odpowiedzialnym za zgodność produktową.